Vertrouwelijke documenten vernietigen

Het vertrouwelijk vernietigen van documenten moet aan een aantal eisen voldoen. In dit artikel vertellen we u welke dat zijn, maar ook hoe u de gegevens moet bewaren. Het vertrouwelijk opslaan en vernietigen van documenten is sinds de AVG-wet verplicht geworden.

Na welk tijdsbestek moeten documenten vernietigd worden?

Er bestaan verschillende regels over het bewaren van vertrouwelijke documenten. Zelfstandige ondernemers en bedrijven moeten minimaal 7 jaar hun administratieve gegevens bewaren. Voor jaarlijkse loonstroken, facturen en contracten voor onroerend goed is dit zelfs 10 jaar. Zorg dus voor een opgeruimde boekhouding en maak gebruik van mappen en archiefdozen. Het is echter niet verplicht om na de minimale bewaartermijn uw documenten te vernietigen. Voor particulieren geldt er geen minimale bewaartermijn. Wel is het raadzaam om een privé-boekhouding bij te houden. Liever geen blauwe brieven met boetes op de deurmat? Houd dan minimaal 5 jaar uw boekhouding bij. De Belastingdienst kan namelijk tot maximaal 5 jaar een naheffing of aanslag indienen.

Vertrouwelijke papieren vernietigen doet u zo

Als u nog een papieren boekhouding heeft, kunt u documenten vernietigen als de bewaartermijn verstreken is. Dit kunt u op verschillende manieren doen, maar er zijn eigenlijk maar twee betrouwbare methodes.

Papier versnipperen met een papierversnipperaar

De eerste en vrijwel goedkoopste manier om vertrouwelijke papieren te vernietigen, is door dit met een papierversnipperaar te doen. Vaak is dit de makkelijkste manier van vernietigen. In welk kantoorpand staat tegenwoordig geen papierversnipperaar? Vertrouwelijke papieren dienen wel op een bepaalde manier versnipperd te worden. Een papierversnipperaar met de DIN P-1- of DIN P-2- indicatie maakt namelijk alleen stroken van het papier. Dit is niet voldoende, aangezien de informatie nog goed leesbaar is en het document vrij eenvoudig te reconstrueren valt. We raden u dan ook aan om een cross-cut papierversnipperaar aan te schaffen. Deze maakt geen stroken van het papier, maar kleine snippers. Dit soort papierversnipperaars worden aangegeven met minimaal de DIN P-3- afkorting. Hieronder een overzicht van de verschillende veiligheidsniveaus:
 

Veiligheidsniveau	Snippers per A4	Veilig voor…
DIN P-3	200	Vertrouwelijke algemene data, zoals adressen
DIN P-4	400	Vertrouwelijke data, zoals bankgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie
DIN P-5	2.000	Zeer vertrouwelijke data: financieel, persoonlijk of strategisch
DIN P-5 plus & DIN P-6	6.000	Beschermde, geheime data: juridisch, financieel of militair
DIN P-7	12.500	Hoogst geheime data van overheid en defensie

Digitale media vernietigen

Digitale media, zoals USB-sticks en cd’s moeten ook op de juiste manier vernietigd worden. Gooi deze niet simpelweg in de afvalbak. Bepaalde papierversnipperaars zijn ook geschikt om cd’s mee te vernietigen. Deze stopt u dan net zoals een vel papier in de machine. USB-sticks geeft u aan een extern bedrijf dat gecertificeerd is voor het vernietigen van vertrouwelijke documenten. Er bestaan ook USB-sticks die zichzelf vernietigen als deze worden opengebroken.

Vertrouwelijke documenten laten vernietigen door een extern bedrijf

Als u door de documenten het bos niet meer ziet, is het aan te raden om ze te laten vernietigen door een extern bedrijf. Dit geldt ook voor harddisks, servers of geheugenbanken. Belangrijk is om dit uit te besteden aan een bedrijf dat hiervoor is gecertificeerd. Hierdoor bent u er zeker van dat het gehele vernietigingsproces betrouwbaar en veilig wordt gedaan. Een certificering van een gespecialiseerd bedrijf wordt aangegeven met CA+ en NAID AAA. In deze regels staat beschreven hoe het bedrijf om moet gaan met het vertrouwelijke materiaal. Er moet bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van beveiligde papiercontainers en het papier moet binnen een bepaalde tijd worden vernietigd.

Vertrouwelijke digitale documenten vernietigen

Voor het vernietigen van digitale documentatie is niet veel nodig. Het is niet meer dan het bestand verwijderen en daarna ook verwijderen uit de prullenbak. Voor bijvoorbeeld bedrijfsstrategieën en contracten is echter wel een extra stap nodig. Op de hardware van uw computer blijft namelijk altijd een ‘kruimelspoor’ van uw gegevens staan. Iemand die een beetje handig is, kan hier nog veel gegevens afhalen. Dan is het goed om de harde schijf van uw computer te vernietigen. U kunt natuurlijk zelf met de hamer aan de slag, maar dat vergt meer tijd en energie dan u misschien lief is. Het beste is om dit uit te besteden aan gespecialiseerde partijen. Zo weet u zeker dat uw digitale documenten AVG-proof vernietigd worden.

Naast de producten die wij aanraden zijn deze accessoires erg handig om mee te bestellen:

Veelgestelde vragen